KYC proces in Zendesk
Klantgegevens gestructureerd ophalen via Zendesk Guide
Veel organisaties zijn wettelijk of contractueel verplicht om de identiteit van klanten te verifiëren voordat ze een dienst of product leveren. Dit Know Your Customer (KYC) proces kost tijd en gaat vaak gepaard met heen-en-weer communicatie via e-mail. Met een KYC-formulier in Zendesk Guide stroomlijn je dit proces: klanten vullen hun gegevens in via een gestructureerd formulier, en de inzending komt direct als ticket binnen voor verdere afhandeling door jouw team.
Met meer dan 10 jaar ervaring als officiële
Zendesk partner helpen wij organisaties bij het inrichten van slimme formulier- en ticketworkflows in Zendesk. Van het ontwerp van het formulier tot de automatisering eromheen: wij zorgen dat het KYC-proces soepel verloopt voor zowel jouw klant als jouw medewerkers.
Wat is een KYC proces in Zendesk?
Know Your Customer (KYC) is het proces waarbij een organisatie de identiteit en achtergrond van een klant of relatie verifieert. Dit is gebruikelijk in sectoren zoals financiële dienstverlening, vastgoed, energie en zakelijke dienstverlening, maar ook steeds vaker vereist bij B2B-onboarding in andere branches.
Met een KYC-formulier in
Zendesk Guide bied je klanten een overzichtelijke en veilige manier om de benodigde gegevens aan te leveren. De ingevulde informatie wordt direct als ticket aangemaakt in Zendesk Support, waar jouw team het verzoek verder oppakt, documenten opvraagt en de verificatie afrondt. Zo heb je alle communicatie en documentatie rondom een klant op één plek.
Waarom het KYC proces inrichten in Zendesk?
Door het KYC proces te centraliseren in Zendesk profiteer je van een gestroomlijnde werking die aansluit op je bestaande klantenserviceomgeving.
- Gestructureerde gegevensverzameling – Klanten vullen alle benodigde velden in via een formulier, waardoor incomplete aanvragen en navragen tot een minimum worden beperkt.
- Direct als ticket in Zendesk – De inzending wordt automatisch een ticket, inclusief alle ingevulde gegevens en eventuele bijlagen. Jouw team kan meteen aan de slag.
- Centrale opslag en communicatie – Alle correspondentie rondom een KYC-aanvraag staat gebundeld in het ticket. Geen losse e-mailketens meer.
- Automatische toewijzing en workflows – Met Zendesk triggers en automatiseringen wijs je tickets automatisch toe aan de juiste medewerker of afdeling en stel je follow-up reminders in.
- Audittrail en compliance – Elk ticket biedt een volledig tijdstempeloverzicht van ontvangst, interne acties en communicatie met de klant. Handig voor compliance en rapportage.
- Schaalbaar en aanpasbaar – Het formulier en de bijbehorende workflows zijn volledig aan te passen aan jouw organisatie, branche en wettelijke vereisten.
Hoe werkt het?
Het KYC-formulier in Zendesk Guide is de toegangspoort tot een geautomatiseerd afhandelingsproces. De stappen zien er als volgt uit:
- Analyse van jouw KYC-vereisten – We brengen in kaart welke gegevens en documenten jouw organisatie nodig heeft voor een succesvolle verificatie.
- Formulierontwerp in Zendesk Guide – We bouwen een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk formulier met de juiste verplichte en optionele velden, inclusief de mogelijkheid om bestanden te uploaden.
- Ticketinrichting in Zendesk Support – We configureren hoe ingevulde formulieren binnenkomen als ticket, inclusief de juiste ticketvelden, prioriteit en routing.
- Workflows en automatiseringen – We richten triggers in voor automatische bevestigingsmails aan de klant, toewijzing aan medewerkers en eventuele statusupdates.
- Testen en valideren – Samen testen we de volledige flow van formulierinzending tot ticketafhandeling en passen we waar nodig aan.
- Livegang en doorlopende ondersteuning – Na de livegang bieden we Nederlandstalige ondersteuning en helpen we bij aanpassingen als jouw vereisten veranderen.
Welke gegevens worden opgehaald?
Het formulier passen we volledig aan op jouw situatie. Veelgebruikte velden bij een KYC-formulier zijn:
Persoonsgegevens
- Volledige naam, geboortedatum en nationaliteit
- Adresgegevens
- Kopie identiteitsbewijs (upload)
Bedrijfsgegevens (zakelijke KYC)
- Bedrijfsnaam en KvK-nummer
- Uiteindelijk belanghebbende (UBO)
- Uittreksel Kamer van Koophandel (upload)
Overige verificatiedocumenten
- Bewijs van adres
- Bankgegevens of IBAN-verificatie
- Aanvullende verklaringen of volmachten
Welke velden verplicht of optioneel zijn, en welke documentuploads worden gevraagd, stellen we samen met jou vast op basis van jouw compliance-vereisten.
Voor wie is dit geschikt?
Het KYC-formulier in Zendesk is geschikt voor elke organisatie die klant- of relatieverificatie uitvoert als onderdeel van haar onboarding of dienstverlening. Denk aan:
- Financiële dienstverleners en verzekeraars die wettelijk verplicht zijn tot cliëntenonderzoek (Wwft)
- Vastgoedbeheerders en -makelaars bij de verhuur of verkoop van vastgoed
- Energiebedrijven en nutsbedrijven bij het afsluiten van zakelijke contracten
- B2B-bedrijven die nieuwe klanten of leveranciers willen screenen
- Organisaties die werken met gevoelige data of hoge transactiewaarden
Heb je al Zendesk in gebruik maar is het KYC-proces nog niet ingericht? Dan is dit een logische uitbreiding op je bestaande Zendesk omgeving.
Gerelateerde diensten
Het KYC-formulier staat nooit op zichzelf. Combineer het met andere Zendesk-mogelijkheden voor een complete klantenserviceervaring:
- Zendesk implementatie – Nog geen Zendesk? Wij regelen een volledige implementatie op maat.
- Zendesk Helpcenter – Bouw een kennisbank en formulierenpagina die klanten intuïtief door het KYC-proces leidt.
- Zendesk AI – Automatiseer statusupdates en klantcommunicatie tijdens het verificatieproces met AI.
- Zendesk Integraties – Koppel Zendesk aan externe verificatietools, CRM-systemen of je backoffice voor een doorlopende workflow.
Officiële Zendesk Partner in Nederland
Als officiële Zendesk-partner begrijpen de complexiteit van Zendesk en kunnen het afstemmen op jouw bedrijf. Door met ons samen te werken profiteer je van persoonlijke begeleiding, aangepaste oplossingen en een zorgvuldige implementatie.
Doordat wij veel verschillende bedrijven van binnen hebben gezien zijn we bekend met diverse bedrijfsprocessen. Hierdoor kunnen we jouw bedrijf ondersteunen met de klantenserviceprocessen optimaal in te richten met Zendesk.
Veelgestelde vragen over KYC in Zendesk
Kan het formulier worden aangepast aan onze huisstijl?
Ja. Zendesk Guide biedt uitgebreide mogelijkheden om het helpcenter en de formulieren aan te passen aan jouw huisstijl, inclusief logo, kleur en lettertype.
Is de gegevensverzameling via Zendesk veilig en AVG-proof?
Zendesk voldoet aan de AVG-vereisten en biedt opties voor dataresidentie binnen de EU. Wij adviseren je daarnaast over de juiste instellingen voor gegevensbeheer en retentie in jouw specifieke situatie.
Kunnen klanten documenten uploaden via het formulier?
Ja. Zendesk Guide ondersteunt bestandsuploads als onderdeel van een formulier. Klanten kunnen direct identiteitsbewijzen, KvK-uittreksels of andere documenten meesturen als bijlage bij het ticket.
Werkt dit ook als wij Zendesk al gebruiken?
Zeker. Het KYC-formulier is een uitbreiding die naadloos past in een bestaande Zendesk-omgeving. We voegen het formulier, de ticketvelden en de benodigde automatiseringen toe zonder de rest van jouw configuratie te verstoren.
Kunnen we meerdere formulieren maken voor verschillende klanttypen?
Ja. Zendesk maakt het mogelijk om aparte formulieren en ticketflows in te richten voor bijvoorbeeld particuliere en zakelijke klanten, of voor verschillende productcategorieën.
Zendesk Proefversie
Benieuwd hoe het is om met Zendesk Support Suite te werken? Start een gratis proefversie via onderstaande link!
