Een intranet waar je collega's alle informatie vinden op één plek
Cloudmotion bouwt je intranet volledig op maat op Zendesk Guide, hetzelfde platform waarop veel organisaties hun klantenservice al draaien. Een besloten portal waarin medewerkers zelf beleid, procedures, handleidingen en nieuws vinden, in jouw huisstijl en alleen bereikbaar achter login.
- Minder interne vragen aan HR en IT
- Alleen toegankelijk voor ingelogde medewerkers
- Live binnen enkele weken
- Volledig in je eigen huisstijl
Waarom?
Elke keer dat een collega iets moet navragen, kost het twee mensen tijd
De meeste interne vragen zijn geen nieuwe vragen. Het zijn dezelfde vragen, van elke nieuwe collega opnieuw. Een goed intranet beantwoordt ze één keer, voor iedereen. Wij bouwen het zodat je team niet steeds hoeft door te vragen.
Onze kennis staat overal, behalve op één plek.
Handleidingen in Drive, afspraken in Teams-berichten, procedures in de mailbox van één collega. De informatie bestaat wel, maar niemand weet waar. Dus wordt de vraag toch weer gesteld en gaat er weer tijd naartoe. Een intranet geeft iedereen één plek waar het antwoord altijd staat.
Nieuwe collega's vinden de weg niet.
Wie net binnen is, weet niet waar de onboarding, het verlofbeleid of de juiste procedure staat. Die kennis zit in de hoofden van een paar mensen, en die zijn niet altijd bereikbaar. Een intranet maakt nieuwe medewerkers vanaf dag één zelfredzaam.
Niemand weet welke versie de juiste is.
Een oude handleiding in Drive, een nieuwere in SharePoint, een derde in iemands mail. Informatie is verspreid en spreekt elkaar tegen. Een intranet geeft je team één bron die altijd actueel is, met een duidelijke eigenaar per onderwerp.
Wij lossen dit op met een intranet dat interne kennis vindbaar maakt, navragen voorkomt en je team tijd teruggeeft.
Hoe we het bouwen
Drie lagen die samen het verschil maken
Een goed intranet is meer dan een stapel documenten. Wij bouwen het op uit drie lagen die samen zorgen dat je collega's zelf hun antwoord vinden.
Structuur die klopt
De basis van elk intranet. We zetten een heldere categorie- en sectiestructuur op in Zendesk Guide, ingedeeld per afdeling of thema, zodat medewerkers in een paar klikken bij het juiste document zijn. Logische indeling, duidelijke titels, geen doolhof.
Zoeken dat werkt
Interne zoekfunctie met generative search, slimme labels en zoekinstellingen die het juiste artikel bovenaan zetten. Zo vindt je collega het antwoord zonder het aan iemand te hoeven vragen.
Toegang en rechten
Een intranet is besloten. We richten het zo in dat alleen ingelogde medewerkers erbij kunnen, met gebruikerssegmenten die bepalen wie welke content ziet. Zo is HR-informatie zichtbaar voor HR en zien afdelingen precies wat voor hen relevant is.
Werkwijze
Van verspreide documenten naar een werkend intranet
In vier stappen zetten we het systeem op dat daarna voor je blijft werken. Pas content op één plek aan en iedereen werkt meteen met de actuele versie.
01
Analyse & inventarisatie
We brengen in kaart welke vragen intern het vaakst terugkomen, welke afdelingen meedoen en welke documenten er al zijn. Dat bepaalt de opzet: wat moet iemand binnen drie klikken kunnen vinden?
02
Structuur & thema
We bouwen de categorie- en sectiestructuur en richten het thema in. Bij Standaard op basis van het Copenhagen-thema in jouw huisstijlkleuren, bij Pro volledig op maat ontworpen, met dezelfde lettertypes en knoppen als je eigen omgeving.
03
Vullen & livegang
Je vult het intranet zelf, of wij migreren bestaande content vanuit Drive, SharePoint of je huidige intranet. Daarna koppelen we het aan je Zendesk-omgeving, stellen we de toegang en gebruikerssegmenten in en zetten we het live achter login.
04
Beheer & doorontwikkeling
Je beheert het intranet zelf, wij leggen uit hoe. Liever ontzorgd? Dan verzorgen wij de content-updates en breiden we het intranet uit als je organisatie groeit.
Transparant en op maat
Kies het pakket dat bij je past
Eenmalige investering, geen verrassingen achteraf. Van snel live met een herkenbaar en gebruiksvriendelijk intranet tot volledige ontzorging met maatwerk.
Standaard
Snel live met een herkenbaar intranet. Copenhagen-standaardthema ingericht met jouw logo en huisstijlkleuren.
- Logo en huisstijlkleuren instellen
- Categorie/sectie structuur aanmaken
- Toegang beperkt tot ingelogde medewerkers
- Interne zoekfunctie en zoekinstellingen
- Responsive en mobielvriendelijk
Pro
Een intranet dat aanvoelt als een verlengstuk van je eigen omgeving. Zelfde lettertypes, knoppen volledig op maat ontworpen en gebouwd.
- Maatwerk ontwerp op basis van je huisstijl
- Ontwerpfase met review-moment
- Ontwikkelfase op basis van goedgekeurd ontwerp
- Categorie/sectie structuur aanmaken
- Toegang en gebruikerssegmenten inrichten
Custom
Volledige ontzorging inclusief maatwerk-thema, custom pagina's en widget-ontsluiting.
- Alles van Pro
- Custom pagina's
- Custom widgets en koppelingen met je systemen
Klanten en projecten
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Van eCommerce tot energie: een Zendesk helpcenter werkt voor elke organisatie die klantvragen wil verminderen en kennis wil centraliseren.
TopParken
Topparken beheert vakantieparken door heel Nederland, met medewerkers verspreid over de locaties. Voor hen bouwden we medewerker.topparken.nl, een besloten portal waar collega's intern zaken oppakken en hun vragen stellen. Zo vindt iedereen op elke locatie dezelfde informatie en lopen interne aanvragen via één plek.
cloudconnect
Cloudconnect is het interne kennisbank-intranet van cloudmotion. Onze medewerkers vinden er alle procedures, werkafspraken en handleidingen op één plek, in een besloten omgeving die alleen toegankelijk is voor ingelogde gebruikers. Ook de onboarding van nieuwe collega's verloopt hier, zodat zij vanaf de eerste werkdag zelfstandig hun weg vinden.
Meer dan een kennisbank
Van kennis vinden naar zaken regelen
Een intranet laat collega's zelf zoeken, maar niet elke vraag is met een artikel beantwoord. Daarom bouwen we in je intranet ook de kanalen die een verzoek direct afhandelen. Alles op maat, alles in dezelfde omgeving.
Interne AI-agent
Een AI-agent beantwoordt vragen van collega's direct in de chat, op basis van je eigen interne artikelen. De medewerker hoeft niet te zoeken, het antwoord komt naar hem toe. Pas als het echt nodig is, draagt de bot over aan de juiste afdeling.
Interne aanvraagformulieren
Ticketformulieren voor interne verzoeken: een verlofaanvraag bij HR, een melding aan IT, een facilitair verzoek. Op basis van het onderwerp toont het formulier precies de juiste velden, zodat elk verzoek compleet bij het juiste team binnenkomt.
Custom widgets
Niet elk intern proces is met een formulier gevangen. Denk aan een onboarding-checklist, een documentaanvraag of een goedkeuringsflow. Met custom widgets bouwen we die processen rechtstreeks in je intranet, gekoppeld aan je eigen systemen.
Boutique CX-consultancy uit Amsterdam
Waarom cloudmotion?
We bouwen intranet portalen met een vaste prijs, een duidelijke scope en een veilige technische basis. Als Zendesk Premier Partner werken we dagelijks in het platform, en als ISO 27001 gecertificeerd bureau weet je vooraf precies waar je aan toe bent. Geen losse bouwer die na oplevering verdwijnt, maar een vast team dat je intranet kent en met je meedenkt.
Zendesk Premier Partner
We werken
dagelijks in
Zendesk en kennen het platform tot in de details, van Guide en dynamische content tot AI-agents en triggers. Je intranet wordt gebouwd door specialisten die weten wat het platform wel en niet kan, niet door generalisten die het erbij doen.
ISO 27001 gecertificeerd
Een intranet bevat je meest gevoelige interne kennis.
Cloudmotion is
ISO 27001:2022 gecertificeerd, waardoor informatiebeveiliging en beheer structureel zijn vastgelegd en gecontroleerd. Je weet dat interne documenten en toegang goed geregeld zijn.
Eén platform voor binnen en buiten
Draai je al
Zendesk voor je
klantenservice? Dan bouw je je intranet op dezelfde omgeving, zonder extra platform, extra login of extra beheerlast. Eén plek voor je klanten en je collega's, beide in je eigen huisstijl.
Veelgestelde vragen over een Zendesk helpcenter
Wat is een intranet?
Een intranet is een besloten, interne omgeving waar alleen medewerkers toegang toe hebben. Het is de centrale plek waar je collega's beleid, procedures, handleidingen, documenten en nieuws vinden. Zo hoeft niemand meer rond te vragen waar iets staat en werkt iedereen met dezelfde, actuele informatie.
Kun je een intranet in Zendesk bouwen?
Ja. Met Zendesk Guide bouw je een volwaardig intranet: een besloten kennisomgeving die alleen toegankelijk is voor ingelogde medewerkers. Je richt categorieën, secties en gebruikersrechten in en koppelt het aan interne aanvraagprocessen. Draai je Zendesk al voor je klantenservice, dan heb je binnen én buiten de organisatie op één platform.
Wat is het verschil tussen een intranet en een helpcenter?
Een helpcenter is meestal publiek en gericht op klanten. Een intranet is besloten en gericht op je eigen medewerkers. Technisch bouw je beide in Zendesk Guide, het verschil zit in de toegang: een intranet is alleen zichtbaar achter login, voor de mensen die jij autoriseert.
Is een intranet alleen toegankelijk voor ingelogde medewerkers?
Ja. Een intranet is besloten. We stellen het zo in dat alleen ingelogde medewerkers erbij kunnen, en met gebruikerssegmenten bepaal je wie welke content ziet. Zo is bijvoorbeeld HR-informatie alleen zichtbaar voor HR.
Voor wie is een intranet geschikt?
Een intranet is geschikt voor elke organisatie die interne kennis wil centraliseren en navragen wil verminderen, van een klein team tot een organisatie met honderden medewerkers. Het verbetert de employee experience en maakt nieuwe collega's sneller zelfredzaam.
Wat kost het om een intranet te laten maken?
Dat hangt af van je wensen. We werken met vaste pakketten: Standaard vanaf 1.250 euro eenmalig (Copenhagen-thema), Pro vanaf 3.000 euro (maatwerk-thema) en Custom vanaf 5.000 euro voor volledige ontzorging. Tijdens een consult adviseren we welk pakket bij je past.
Hoelang duurt het om een intranet te ontwikkelen?
Afhankelijk van de omvang en het pakket staat je intranet binnen enkele weken live. Bij een maatwerk-thema plannen we een ontwerp- en ontwikkelfase met een vast reviewmoment.
Kunnen jullie bestaande documenten migreren vanuit Drive of SharePoint?
Ja. We migreren bestaande content vanuit Drive, SharePoint of je huidige intranet naar Zendesk. Zo begin je niet vanaf nul en staat je kennis meteen op de juiste, vindbare plek.
Kan het intranet meertalig zijn?
Ja. Zendesk ondersteunt meerdere talen binnen één omgeving. We richten de talen in die je medewerkers nodig hebben, handig voor organisaties met vestigingen in meerdere landen.
Hoe zit het met de beveiliging van interne informatie?
Een intranet bevat gevoelige kennis, dus beveiliging staat voorop. cloudmotion is ISO 27001:2022 gecertificeerd en richt toegang, rechten en beheer gestructureerd in. Alleen geautoriseerde medewerkers zien de content die voor hen bedoeld is.
Kunnen collega's ook interne verzoeken indienen via het intranet?
Ja. Naast kennis delen bouwen we interne aanvraagformulieren in, bijvoorbeeld voor verlof, IT-verzoeken of facilitaire meldingen. Elk verzoek komt compleet bij het juiste team binnen. Dat noemen we employee service.
Klaar voor een intranet dat je team echt gebruikt?
Plan een gesprek van 30 minuten. We kijken naar je huidige interne vragen en documenten en laten zien hoe een intranet op Zendesk daar één vindbare plek van maakt.
